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            合理安排時間是效率的保障

            發布時間:2022-09-15 字體: 放大 縮小 作者:方斌國 閱讀數:507

            近日,經競爭性磋商,我所為某省屬國有大型企業提供所屬PPP項目公司財稅咨詢服務,客戶的主要需求是按現行會計制度和稅收政策,統一規范所屬多家PPP項目SPV公司財稅處理,并建立健全相應管理制度,包括會計核算、稅務處理指引,要求在2個月內完成并經驗收。

            項目組在確定服務目標后,列出了任務清單,根據“后墻”時間分解了10項任務,經與客戶溝通后對項目計劃進行了必要調整,在項目啟動會上,項目經理都是多項目并行,加上今年所剩時間不多,因此焦點集中在了如何提高效率,在約定時間內完成目標任務。在討論如何提高效率的問題時,大家七嘴八舌,想出了很多的辦法,我進行了提示性總結。

            項目任務清單是確保實現目標的保障,我們需要在有限的時間內完成任務清單所有任務,而完成任務清單每一個任務則需要按計劃時間完成。因此,需要根據任務清單將時間分析劃分為四個象限,可控時間、不可控時間和可預計時間與不可預計時間,可控時間是指完成任務的時間完全由項目組成員控制的時間,不可控時間是指任務的完成時間依賴于客戶或者服務對象等,項目組無法控制的時間;可預計時間是指完成任務的時間可以精準預計,不可預計則是完成任務的時間難以預計或者預計差異將會很大。如下圖所示:

             

             圖片1.png

            怎么劃分呢?首先需要確定本項目的參與人,其次需要分析任務的難度及不確定因素。據此,項目組繪制出如下的時間象限圖:

            圖片2.png

            根據具體任務,認為任務2、4、7、9時間可控,時間不可控的任務5項,其中:任務1、8因為SPV公司相關人員的配合度不可控;任務5因為疫情不可控;任務6因為需要稅務機關參與,預約稅務機關不可控;任務10需要委托方參與,約時間,因此確定為不可控。任務3估計的預計時間會產生較大變化,確定為不可預見。

            經過上述象限劃分后,按時完成任務的基本思路就是將不可控時間的變為可控時間。經過討論大家一致認為任務1、8、10通過各方領導及經辦人參與的動員會來解決,會議確保參會人員統一項目的目標、意義和作用,明確各方職責、任務及獎懲,建立及時督促機制等;任務5可采用相應的替代程序;任務6采取多方咨詢,放寬時間等方式確定;對不可預計時間的任務3則調整有經驗的項目經理同時借助有豐富PPP實踐經驗的律師協助。

            由此,首要的任務是組織召開一個動員會,從會議的目標、參會人員、邀請參會領導及人員發言講話等方面展開討論,萬事開頭難,這個會議的效果決定著這個項目是否順利,好則事半功倍。

            經過以上的劃分和項目任務調整,項目組對在約定時間內保證完成任務充滿信心。


            作者:方斌國 方正稅務師高級項目經理

            責任編輯:錢紅燕 專業委員會委員

             


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